【プロジェクトを成功へ】PMOの役割について詳しく解説
弊社が一番得意としているPMOの役割についてご説明致します。PMOが必要なプロジェクトは100人以上のプロジェクトが大半です。
目次
1.｜PMOとは
2.＜豆知識＞
6.｜まとめ
7.＜追記＞
1.｜PMOとは
一言で表現するならば、PM（プロジェクトマネージャー）のスムーズな意思決定をサポートすることです。PMOの手足となり、プロジェクトの円滑な運営に欠かせない様々なタスクを担います。
具体的には、スケジュール管理や開発方針の周知徹底、会議運営から、プロジェクトに必要な情報収集や資料作成、リソースの調達、想定されるリスク管理、成果物の品質コントロール及び成果物チェックなどの業務を通じてPMを支援します。
PMの右腕になっているので、特に複数チームと一緒に取り組む大型プロジェクトにおいては、PMOは不可欠な存在になります。
PMはプロジェクトの目標、品質、戦略を定め、納期に責任を負う立場です。プロジェクトの最上流を担うため、複数のベンダーが介在し、常時数百人もエンジニアが稼働しているプロジェクトでは、全ての意思決定に介入する時間的余裕がないため、こうした業務を一手に引き受けるのが、PMOになります。
2.＜豆知識＞
PMOは「Project Management Office（プロジェクト・マネジメント・オフィス）」の頭文字を取った言葉です。
PMOは、企業や組織において個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や、構造システムのことを指します。
PMBOK（Project Management Body of Knowledge：プロジェクトマネジメント知識体系ガイド）を策定している
PMI（Project Management Institute：プロジェクトマネジメント協会）によると、PMOは「組織内のプロジェクトを統制する仕組みを作り、実行していく組織であること」と説明しています。
これまでPMが統括していた、個々のプロジェクトマネジメントを横断的に支援するための組織です。
3.｜PMOの役割とは
どんな状況でも、プロジェクトを前に進めることです。実現するのは容易ではないため、プロジェクトの本質を曲げる力が働いても、決して屈しないことが大切です。
PMやクライアントに対して厳しいセリフを言うこともありますが、正しい指摘であれば、PM、開発ベンダー、現場のエンジニアに納得してもらえますし、信頼に繋がります。
「プロジェクト期間中お付き合いすることになるので、楽しく仕事ができる雰囲気を意識しています。」
特に注意しているのがお願いする際は、相手の気持ちを十分に考慮してから、状況に応じたアプローチをしています。
進捗遅れが発生している際の挽回策を提示する際は、遅れている理由を正確にヒアリングすることが大切です。期日が短く、現状把握の時間不足等原因は多々あるので、状況に応じて臨機応変な対応策が必要になると思います。エンジニアとしての経験がここで活かされます。
＜豆知識＞
一般的に言われているPMOの役割は、下記の通りです。
・プロジェクトマネジメント方式の標準化
・プロジェクトマネジメントに関する研修など人材開発
・プロジェクトマネジメント業務の支援
・プロジェクト間のリソースやコストの各種調整
・個別企業に適応したプロジェクト環境の整備
・その他付随するプロジェクト関連管理業務
4.｜PMOに必要なスキルとは
プロジェクトの規模に関わらず、PMやPL（プロジェクトリーダー）の経験があるエンジニアであること。
一番大切なのが、相手の気持ちを考慮しながらコミュニケーションができる人です。会話の中から話の要点をつかんで、的確に回答できる能力を持った人です。相手に合わせて伝え方を変えられる人は、情報を収集する力と伝達する力が高い人です。これが一番重要です。
プロジェクトを成功させるために、調整役に徹することが使命です。そのためには、知識と経験の裏打ちされたコミュニケーション能力が必要になります。
5.｜外部委託する理由
PMとPMOとプロジェクトメンバーが全て同じ組織だと、客観的な観点が欠け、今までの関係を引きずり進めにくい場合があります。外部委託することで、上手く進めることができます。
リソース不足の場合や、プロジェクト成功率を上げる、品質をより良くする、プロジェクトノウハウを学ばせる等様々な目的があります。
＜豆知識＞
【プロジェクト現場視点のメリット】
・プロジェクト教訓・手法・ベストプラクティスの共有
・プロジェクト品質の高度化
・プロジェクト関連リソース確保・調達の迅速化
・プロジェクトスケジュール管理の高度化
・プロジェクトスコープ管理の高度化
・プロジェクトコスト管理の高度化
・プロジェクトリスク管理の高度化
・プロジェクトメンバーとのコミュニケーションの高度化
・プロジェクトステークホルダー管理の高度化
【経営視点のメリット】
・プロジェクトマネジメントの進行に適切な環境の整備
・プロジェクトマネジメントの手法・知識の標準化
・プロジェクト進捗・状況の「見える化」および確認の最適化
・プロジェクト優先順位付けおよび経営判断の迅速化
・プロジェクトマネジメント人財の安定的育成
・プロジェクトへの経営者支援工数の軽減
PMOを取り入れた組織では、プロジェクト・マネジメントに関する意思決定速度が向上し、より正確かつ利益を追求したプロジェクト推進が行えるという大きなメリットがあります。
6.｜まとめ
PMOの役割について、簡潔に記載しました。少しでも興味を持って頂ければ幸いです。また本記事を読んで参考になれば、プロジェクトで実践して下さい。
＜追記＞
現在弊社ではPMOを募集しています。興味がある人は、是非ご応募下さい。お待ちしています。
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