【PMOの真髄】機能と役割について具体的な内容を詳しく解説

前回についてご説明致しましたが、PMOの機能と役割について分かりやすく説明を致します。

1.｜PMOの機能と役割について

2.｜理想的なPMOとは

3.｜成功のポイント

4.｜まとめ <具体的詳細内容追記>2022/07/24

5.＜追記＞

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1.｜PMOの機能と役割について

1-1.プロジェクトチーム支援

・スケジュールの管理　

WBS作成が該当します。Work（作業）Breakdown（分解）Structure(構造化)の英単語の頭文字3文字で表現します。具体的な運用方法については、別ブログでご説明致します。

・進捗報告書の作成

WBSの進捗状況を元に、週単位で進捗状況を報告します。遅れている場合は、原因、対策案、完了日を記載します。1日以上の遅れが発生する場合は、スケジュールが正確ではないため、見直します。

・業務の引き受け、プロジェクトメンバーの負荷軽減

窓口として業務を引き受け、内容を精査後にプロジェクトメンバーに説明して担当を割り振ります。

1-2.コンサルティング

・スケジュール等の作成支援

プロジェクト全体のスケジュールになります。開発規模、要員、予算を考慮しながら、企画工程からリリースまでのスケジュールを決定します。

・プロジェクトの開始準備補助

企画工程開始前の作業として、ベンダー選定、目的の明確化、ドキュメントの準備、作業場所検討等があります。スムーズに開始したいので、事前準備を入念に行います。

・プロジェクトニーズへの対応

関係者からプロジェクトニーズをヒアリングして、認識齟齬がない様にドキュメントに記載して再確認します。

・リスク評価

全社的なITガバナンス、システム管理プロセス、業務上活用する業務・システムについて評価します。

・プロジェクトのリカバリー対応

プロジェクト計画のスコープ、品質、スケジュール、コストを大幅に見直すことが避けられないような重大問題が発生しないように、指標を決めます。

・経営層へのメンタリング

経営層が不安に感じていることをヒアリングして、対策を検討することで、経営者のメンタルを予防します。

1-3.基準・手法の開発・維持

・実施手順の基準

・ドキュメント基準

・プロセスの定着化

ドキュメントを作成して基準を明確化します。プロジェクト規模が大きい場合は、意思疎通が難しくなるため必修になります。過去のドキュメントをブラッシュアップすることで、今までのノウハウを継承しながら対応することが可能です。

1-4.勉強会実施

・勉強会計画立案

・勉強内容の作成・運営

・勉強会講師との内容すり合わせ

新メンバーに対して勉強会を実施します。知識底上げのためにプロジェクトを進める上で必修になりますので、勉強内容リストアップ、講師依頼等を検討します。

1-5.プロジェクトマネジャー育成

・プロジェクトマネージャ育成プログラムの企画、実施

・立上げフォロー

プロジェクトマネージャー育成のために、フォローします。打ち合わせに同行しているので疑問点があれば解決します。

1-6.相談役

・プロジェクトの相談役となります。

2.｜理想的なPMOとは

2-1.メンタルサポート

・困ったことが相談できる

・問題解決のための対策を提案できる

・状況を把握し適切なアドバイスやフォローをしてくれる

2-2.マネジメント層と現場の橋渡し

・上位マネジメント層と現場の橋渡し

・PMOとしてのエスカレーション

・他組織との連携

2-3.プロマネ知見

・マネジメント知見を補ってくれる

・プロジェクトマネジャーやリーダ層の育成

2-4.コミットメント

・プロジェクトマネジャーの目線でプロジェクトを見る

3.｜成功のポイント

3-1.経営のコミットメント

・PMO活動が余分な管理業務と思われてはならない

3-2.PMOリーダシップ

・プロジェクトマネジメント経験

・プロジェクトマネジメント知識

・事業経営の知識と能力

・社内マネジメントからの信頼

3-3.明確な目標設定

・プロジェクト成功率の向上

3-4.継続的改善

・継続的にプロジェクトを実施する

・問題が発生したらその都度確認する

3-5.ITの有効利用

・プロジェクト・データベースの確立

・プロジェクト基幹システム

・ツールの標準化と整備

一番重要なポイントは、「継続的改善」であると思います。

PMO組織は、１度では完成しません。PMOが導入された後、その役割を果たしていくにつれ、その組織におけるプロジェクトマネジメント能力や組織文化も変化していきます。

最初は、トラブル対応のフォローに忙殺されるかもしれませんが、徐々に予防としてのリスク管理に注力の観点が移ります。

さらに、プロジェクトの現場が自立できるよう、リスク・マネジメントを含むプロジェクト・マネジメント教育により、マネジメント層を底上げします。

そして、プロセス改善活動をサポート・支援することで組織力そのものを引き上げる。この一連の取り組みの中で、PMOに期待される機能や役割もPMOの発展段階によって推移します。

プロジェクトの組織がプロセス改善モデルに基づいて成長していくのと同様に、PMOもプロジェクトマネジメント成熟度モデルに基づく継続的な改善が必要になります。

4.｜まとめ

大規模プロジェクトを推進する知見がある人材も大切ですが、「理想的なPMO」を持っている人材を育成することが一番大切であると思います。

実際には、SIベンダーとして大規模開発をするプロジェクトにおいては、顧客側にもキーとなるメンバーを顧客側PMOとして配置し、顧客側とベンターが一体となって、プロジェクトを円滑に推進していくことが現実的なあり方になっていると思っています。

<具体的詳細内容追記>2022/07/24

4-1. プロジェクト全体像の早期把握

プロジェクト全体像の早期把握が最初の役割になります。既存資料の確認、関係者からヒアリングを実施して、精度高くキャッチアップすることが最初の仕事になります。また注意すべき点は、プロジェクトの大枠を把握することを優先し、プロジェクトを進めながら詳細内容を細かく把握することが大切です。

4-2.伝わりやすい資料作り

お客様やプロジェクト関係者に説明する資料として、分かりやすく端的に説明できる資料が大切になります。ポイントを絞って分かりやすく記載することが大切になります。進捗状況についての報告、遅れている場合は理由の説明、今後想定されるリスクの説明を具体的に記載し、プロジェクト関係者に認識を持って頂くことが大切になります。

特に問題点が多々発生している場合は、詳細内容を正しく記載して今後の方針について明確化することが大切です。状況によっては、正しく認識されていないことがあるので、「資料の精度を高める」ことが、一番大切だと思います。その為には内部レビューは必修になります。